Bloque 2. Consideraciones previas a la operación del sistema y consideraciones para el control del sistema contable.

Bienvenido al segundo bloque de la materia Aplicaciones contables informáticas I.

En este bloque conocerás la importancia que tienen los procesos previos al ingresar la información al sistema y la necesidad de diseñar una guía contabilizadora acorde a la empresa que permita trabajar en el COI de forma ágil y sencilla. Esta información te permitirá identificar los catálogos que se manejan en el sistema, así como los diferentes niveles jerárquicos que en la empresa deben asignarse para llevar un control de la información que se ingresa al mismo.

Reto.

Trabajas en una empresa familiar dedicada a la organización de eventos sociales. La empresa tiene ya 12 años en el mercado y se ha ganado el reconocimiento de sus clientes, sin embargo, la contabilidad ha sido llevada de forma manual por uno de los hermanos fundadores. Las regulaciones actuales de la Secretaría de Hacienda obligan a la empresa a integrarse a un esquema virtual de contabilidad que les permita llevar a cabo las gestiones solicitadas por las autoridades.

Te han nombrado líder del proyecto ya que, aunque se ha definido la necesidad de implementar un sistema de administración contable basado en un software informático, el dueño de los procesos de contabilidad en la empresa actualmente está renuente a dicha implementación. Tu labor consiste en trabajar de la mano con él para lograr la implementación del software seleccionado. Al respecto reflexiona.

¿Cómo definirías qué información debes integrar en el software para lograr migrar la contabilidad de la empresa al sistema?

¿Cómo establecerías el catálogo de cuentas de la empresa?, ¿de qué forma determinarías quién será el encargado o los encargados de la administración del software contable?

La implementación de un software contable puede traer grandes beneficios a la contabilidad de una empresa, sin embargo, si este proceso no se lleva a cabo de forma cuidadosa y con definiciones claras de la información a integrar en él y los responsables de administrarlo, puede generar errores que afecten la salud contable del negocio.

Objetivos.

• Identificar el proceso de análisis de la información contable para analizar la toma de decisiones acordes a las necesidades de la empresa.
• Distinguir qué es el catálogo de cuentas, sus objetivos y los elementos que lo componen para analizar su uso en el sistema contable.
• Describir los elementos del catálogo de cuentas en el COI para identificar el alta de cuentas, las cuentas de mayor y las cuentas de detalle, mediante el procesamiento de los datos contables.
• Identificar la asignación de responsabilidades de la operación del sistema contable para describir el rol del coordinador y el capturista de datos, distinguiendo actividades de cada uno de los cargos.
• Distinguir los elementos del diagrama de procesos, así como el diseño de formatos para definir en qué consiste el control de la captura, aplicándolo en el estado de pólizas, altas y mantenimiento de cuentas.
• Analizar la bitácora de operaciones y los pasos para aplicar la captura de información en el COI, a través de las transacciones con las que se crea una cuenta.

Temario

3. Consideraciones previas a la operación del sistema.

3.1. Preparación de la información contable.

3.2. Diseño y definición del catálogo de cuentas.

3.2.1. Opciones generales de operación del sistema.

3.2.2. Diseño y estructuración del balance general.

3.2.3. Diseño y estructuración del estado de resultados.

3.2.4. Preparación de las pólizas.

3.2.5. Descripción del contenido de las pólizas.

3.3. El catálogo de cuentas en el COI.

3.3.1. Cuentas de mayor.

3.3.2. Cuentas de detalle.

3.3.3. Alta de cuentas dentro del COI.

3.4. Diseño de práctica contable.

4. Consideraciones para el control del sistema contable.

4.1. Asignación de responsabilidades de la operación del sistema.

4.1.1. Coordinador y capturistas de datos.

4.2. Diagrama de procesos y elaboración de procedimiento.

4.3. Diseño de formas.

4.3.1. Formato para el control de la captura y estado de las pólizas.

4.3.2. Formato para altas y mantenimiento a las cuentas.

4.4. Bitácora de operaciones.

4.5. Empezando a capturar información dentro del COI (saldos iniciales).