La existencia de internet y el uso de herramientas online facilita considerablemente las actividades contables y el cumplimiento de responsabilidades fiscales que forman parte del rubro contable de las empresas. Sin embargo, es muy importante contar con mecanismos de seguridad y verificación de autenticidad, tales como las firmas electrónicas y certificados digitales.
Lee las páginas 1 a 10 del documento “Firma electrónica: concepto y requerimientos para su puesta en práctica”, donde se explica qué es una firma electrónica, los tipos que existen, qué es un certificado digital y los mecanismos de seguridad que se aplican en las firmas.
https://www.tamps.cinvestav.mx/~mmorales/documents/dsMexico.pdf
A continuación, lee las páginas 63 a 73 del documento “Licenciatura en contaduría. Apuntes digitales Plan 2011”, donde se explican las características que debe tener un sistema para satisfacer una política de seguridad; estas características aplican para cualquier comprobante digital, entre ellos, las facturas electrónicas, las firmas y los certificados digitales.
http://fcaenlinea1.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2011/contaduria/2/tic_ii.pdf
Como viste en el bloque anterior, para llevar a cabo informes contables o para diferenciar la información entre diversos clientes o elementos que entran en juego en los procesos contables de la empresa, es común utilizar bases de datos elaboradas en programas externos, pero compatibles con el sistema contable informático que se utiliza. Todas estas bases de datos tienen en común que se basan en un modelo relacional. En el texto en línea “Definición de relaciones entre tablas en una base de datos de Access” se presenta una clara explicación de los diferentes tipos de relaciones entre tablas y cómo se configuran y operan estas relaciones en Microsoft Access.
https://docs.microsoft.com/es-es/office/troubleshoot/access/define-table-relationships
Como ya sabes, llevar a cabo la contabilidad a través de sistemas informáticos computacionales es una gran ventaja para las empresas; esta actividad se facilita aún más con el uso de internet y de herramientas electrónicas. Lee los apartados 1, 2 y 3 del artículo en línea “Contabilidad electrónica por internet en el SAT”, donde se describe qué es la contabilidad electrónica y quiénes están obligados a presentarla; los requisitos de los programas para emitir contabilidad electrónica, cómo se lleva a cabo en general y las especificaciones de la contabilidad electrónica en el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
https://losimpuestos.com.mx/contabilidad-electronica-por-internet-en-el-sat/
Algunas empresas toman la decisión de llevar el registro contable a través de aplicaciones informáticas de uso común, tal es el caso de Excel. Ve el video “Contabilidad en Excel” para verificar cómo se integra un catálogo de cuentas y se realiza un registro de pólizas.
https://www.youtube.com/watch?v=lvLpjOwPrjM&feature=youtu.be
Es muy importante hacer una copia de seguridad de la base de datos regularmente, ya que cualquier falla de la computadora, de la red o mal manejo del sistema puede provocar la pérdida de datos. En el documento “Copias de seguridad. Una guía de aproximación para el empresario” encontrarás un panorama general de la importancia de la importancia de las copias de seguridad y los dispositivos de uso más común para realizarlas, pero enfócate en las páginas 16 a 24 para conocer una estrategia eficaz para realizar las copias de seguridad y los puntos clave para la protección de estas copias.
https://www.incibe.es/sites/default/files/contenidos/guias/guia-copias-de-seguridad.pdf
Otra actividad en la que se debe prestar atención es en la adecuada captura y actualización de las cuentas codificadas, ya que dicha codificación se refiere a características particulares de cada cuenta. Ve el video “Contabilidad para no contables: codificación de las cuentas contables”, donde se explica cómo se determinan los códigos de identificación de las cuentas contables.
https://www.youtube.com/watch?v=8dCQLyd_8rk
